Každý z nás sa už zúčastnil neefektívneho mítingu, ktorý nič nevyriešil, nikomu nepomohol alebo bol pre vás úplne zbytočný zabijak času. Pripravil som preto návod aj s infografikou ako pripraviť efektívny meeting. V nasledujúcich riadkoch by som sa s vami chcel podeliť o mojich 10 krokov, ktoré používam pri vedení mítingov a firemných porád.
Štatisticky strávi top manažment asi 50% svojho času práve na mítingoch. Bežný manažér zasa okolo 30%. Z celého počtu mítingov sa na 30% z nich nič nevyrieši a sú len stratou času. Ale ako na efektívne porady? Nižšie som pripravil jednotlivé kroky, ktoré mi už dlhodobo fungujú. Na konci článku nájdete aj užitočný sumár v podobe infografiky, ktorú si môžete vytlačiť a nalepiť do každej zasadačky.
1. Vhodné naplánovanie a jasný cieľ mítingu
Každý nový míting, ktorý chcete usporiadať musí mať svoj jasný cieľ, čo chcete na ňom dosiahnuť. Nikdy neorganizujte stretnutie „len zo zvyku“. Správne naplánovanie je základ úspechu. Stretnutia s požiadavkou kreativity a sústredenia od účastníkov organizujte do obeda. Vyhnite sa vytváraniu mítingov tesne po obede. Rovnako tak príliš skoré (do 9:00) a taktiež neskoré termíny (po 17:00). Míting by nemal mať viac ako 90 minút. Ak si vyžaduje diskutovaná téma dlhšie stretnutie, tak po každých 60 minútach treba dať 5 minútovú prestávku.
2. Správny výber účastníkov a bodov mítingu
Body mítingu musia byť jasné pre každého účastníka. Zároveň sa vyhýbajte veľkému počtu bodov, ktoré chcete prejsť. Odporúčam nedávať si viac ako 5 bodov na jeden míting. Podľa jednotlivých bodov vyberajte aj účastníkov. Treba mať na pamäti, že čím viac účastníkov, tým menej bodov prejdete a vyžaduje si väčšiu koordináciu z pohľadu organizátora/ moderátora. Vyhnite sa pozvaniu osôb, ktoré nemajú čím prispieť do diskusie (pozorovatelia). Takýmto radšej na konci zašlite zhrnutie v zápise.
3. Dôkladná príprava na stretnutie
Z vlastných skúsenosti viem, že najtrápnejšia odpoveď je „Neviem“. Preto si pred stretnutím nastavte v kalendári upozornenie na 15 minút pred stretnutím, kedy si prejdete podklady k téme stretnutia. Ak je míting, ktorý si vyžaduje dlhšiu prípravu z Vašej strany (príprava reportu, prezentácie alebo milovaného Excelu), tak si hneď po prijatí pozvánky na stretnutie, naplánujte v kalendári čas na prípravu.
4. Začať načas a definovanie programu na začiatku
Neskorý príchod na stretnutie nie je len otázkou svojho nezvládnutého time management-u, ale aj ľahostajnosťou k téme stretnutia. Začať načas je kľúčové, preto odporúčam vždy začať a nečakať na posledného „opozdilca“. Ako organizátor stretnutia odporúčam prísť o 5 minút skôr a pripraviť sa (napojenie projektora alebo skúška spojenia v prípade Skype hovorov). Organizátor ako prvý krok oboznámi účastníkov s témou, konkrétnymi bodmi a časovým koncom stretnutia. Zvolí sa taktiež zapisovateľ, ktorý bude spisovať poznámky do bodov.
5. Neodbočujte od témy a držte sa programu
Organizátor zodpovedá za usmerňovanie diskusie, aby neskĺzla na „vedľajšiu kolaj“. Musí vedieť prerušiť účastníkov a opäť nasmerovať naspäť na tému bez ohľadu na danú funkciu a pozíciu rečníka. Dôležité je dodržiavanie programu stretnutia, aby ste neskončili pri bodoch, ktoré nie sú dôležité, prípadne nie sú v danom momente prioritné.
6. Vyjadrovanie k téme jasne a stručne
Každý z účastníkov by sa mal vyjadrovať iba k diskutovanej veci, jasne a stručne. Úlohou organizátora je zasiahnuť vždy, ak sa k téme nabaľujú informácie, ktoré sú „naviac“, prípadne sa schyľuje k odbočeniu od témy. Príliš dlhé zamýšľanie sa nad problémom, ktoré neprinesie riešenie treba prerušiť a vrátiť sa k inému a rýchlejšiemu vyriešeniu.
7. Dlhšiu diskusiu a brainstorming naplánovať v novom mítingu
Ak sa prídete na tému, ktorá si vyžaduje viac času na diskusiu, prípadne brainstorming, tak v nej nepokračujte. Naplánujte si nové stretnutie, kde si preberiete iba túto tému (napríklad aj po skončení mítingu). Nezastavujte sa na dlhých diskusiách, ponúkajte vždy riešenie alebo aspoň rôzne varianty riešenia.
8. Každá úloha má mať zodpovednú osobu a termín
Na stretnutí vznikajú nové úlohy, pričom každá úloha musí obsahovať základné tri otázky „Čo? Kedy? Kto?“. Popis úlohy musí byť pre každého jasný s jasným cieľom (v žiadnom prípade nezovšeobecňujte). Nezabúdajte, že úloha bez deadline nie je úloha. Preto sa vždy treba dohodnúť aj dokedy sa vykoná táto úloha. Rovnako tak, kto je za úlohu zodpovedný. Inak poznáte pána „Samo Sato“? J
9. Na konci zhrnutie mítingu a zadefinovanie úloh
Na konci každého mítingu je nevyhnutné zopakovať na čom ste sa dohodli a aké sú nové úlohy. Ak si stretnutie vyžaduje „follow up“ meeting, tak si dohodne jeho ďalší dátum priamo na stretnutí.
10. Odoslanie zápisu účastníkom
Neodkladajte zaslanie zápisu z mítingu na inokedy. Urobte to hneď po skončení. Zápis by mal byť zrozumiteľný aj pre osoby, ktoré sa stretnutia nezúčastnili, a preto by mal obsahovať:
- Téma, ktorá bola dôvodom stretnutia
- Dátum a čas stretnutia
- Zoznam zúčastnených
- Body stretnutia. Ku každému bodu aj poznámky, o ktorých sa diskutovalo a s úlohami (Čo, kto a dokedy?)
- Termín ďalšieho stretnutia (ak si to téma vyžaduje)
Užitočný tip na efektívny zápis z porady:
Používajte cloud riešenia zápisu ako napríklad Google Keep, OneNote, Evernote alebo Trello. Môžete si tak na jednom mieste pozrieť aj staršie zápisy a jednoducho cez link zdieľať medzi sebou. Ku každému je potom možné aj dopisovať poznámky (ako napríklad informáciu, či je daná úloha hotová).
Infografika efektívny meeting:
Nižšie som si pre vás pripravil aj užitočnú infografiku s 10 krokmi ako dosiahnuť efektívny meeting. Budem veľmi rád ak si ho stiahnete a vytlačíte v kancelárii alebo prepošlete svojim kolegom.
Ak chcete, aby vám neušli podobné užitočné články, nižšie sa prihláste na môj newsletter.
